Kegiatan Administrasi Sarana Prasarana

Afifuddin dkk. 2004. Administrasi Pendidikan. Bandung: CV. Insan Mandiri

D. Administrasi Perlengkapan atau Sarana Prasarana Pendidikan

1. pengertian Administrasi Sarana Prasarana Pendidikan

Diantara aspek yang perlu mendapat perhatian administrator pendidikan yaitu sarana prasarana pendidikan. Sarana pendidikan pada umumnya mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan, seperti: gedung/ruangan kelas, alat-alat/media pendidikan, meja, kursi, dan sebagainya. Adapun yang dimaksud dengan prasarana pendidikan adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan, seperti: halaman, kebun/taman sekolah, dan jalan menuju sekolah, dan lain-lain.

Ruang lingkup perlengkapan sekolah yang harus dikelola meliputi:

1)      Barang tidak bergerak, misalnya: tanah dan bangunan;

2)      Barang yang bergerak baik yang habis dipakai, misalnya: perabotan, alat kantor, buku-buku, dan alat peraga pendidikan. Pengelolaan administrasi perlengkapan menjadi tanggung jawab urusan administrasi (TU), atas wewenang yang diberikan oleh kepala sekolah.

       Administrasi sarana prasarana pendidikan dalam istilah asing terkenal dengan istilah “school plant administration” yang mencakup site ‘lahan’, building ‘bangunan’, equipment and furniture ‘perlengkapan dan perabot sekolah’.

Administrasi sarana prasarana dapat diartikan kegiatan menata, mulai dari merencanakan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pendayagunaan, pemeliharaan, penginventarisan dan penghapusan, serta penataan lahan, bangunan, perlengkapan, dan perabot sekolah, secara tepat guna dan tepat sasaran. Lahan atau site yang dimaksud yaitu letak atau lahan gedung atau bangunan sekolah atau lembaga pendidikan.

2. Kegiatan Administrasi Sarana Prasarana Pendidikan

Sarana prasarana pendidikan, khususnya lahan, bangunan dan perlengkapan sekolah, seyogyanya menggambarkan program pendidikan atau kurikulum sekolah. Karena bangunan dan perlengkapan sekolah tersebut diadakan dengan berlandaskan kurikulum atau program pendidikan yang berlaku, sehingga dengan adanya kesesuaian ini memungkinkan fasilitas yang ada benar-benar menunjang jalannya proses pendidikan.

Kepala sekolah bertanggung jawab atas pengelolaan atau pengadministrasian perlengkapan atau barang yang menjadi milik sekolah. Dengan kata lain kepala sekolah dituntut untuk dapat melaksanakan pencatatan barang secara rapi dan teratur dalam kapasitasnya sebagai admiistrator pendidikan.

Menurut Rustana Adiwinata (1992) kegiatan administrasi sarana prasarana pendidikan meliputi:

(a)    Perencanaan pengadaan, penyimpanan, dan pemeliharaan;

(b)   Inventarisasi;

(c)    Penghapusan; dan

(d)   Pengawasan dan pengendalian

a.      Perencanaan Pengadaan, Penyimpanan, dan Pemeliharaan

1)      Perencanaan kebutuhan barang atau sarana prasarana pendidikan

Perencanaan kebutuhan barang atau sarana prasarana pendidikan merupakan pekerjaan yang kompleks, karena terintegrasi dengan rencana pembangunan baik secara nasional, regional, maupun lokal. Perencanaan ini merupakan sistem perencanaan terpadu dengan perencanaan pembangunan tersebut. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan tergantung pada jenis program pendidikan dan tujuan-tujuan yang ditetapkan.

Program pendidikan yang berorientasi pada pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, akan berbeda dengan program pendidikan yang berorientasi pada pemerataan kesempatan belajar, dalam hal sarana prasarananya. Karena itu dalam perencanaan kebutuhan tersebut perlu dikaji sistem internal pendidikan dan aspek-aspek eksternalnya seperti masalah demografi, ekonomi, dan kebijakan-kebijakan yang ada. Kegagalan dalam tahap perencanaan ini akan menimbulkan pemborosan. Prinsip-prinsip umum dalam perencanaan seperti komprehensif, obyektif, fleksibel, dan interdisiplin perlu diperhatikan oleh para perencana sarana prasarana pendidikan.

Perencanaan dan penentuan kebutuhan barang di sekolah, didasarkan pada hal-hal:

(a)    Pengisian kebutuhan barang sesuai dengan perkembangan sekolah;

(b)   Adanya barang-barang yang rusak, dihapuskan, hilang, atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan pengertian;

(c)    Adanya penyediaan yang didasarkan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru/pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan barang;

(d)   Untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun anggaran mendatang;

Kepala sekolah sebagai perencana kebutuhan barang sekolah. Artinya kepala sekolah merencanakan kebutuhan barang untuk satu tahun anggaran berdasarkan dana yang tersedia dari subsidi atau bantuan pembiayaan penyelenggaraan sekolah yang akan diterima pada tahun anggaran yang akan datang. Untuk tingkat sekolah dasar, dalam memilih judul buku dan alat peraga atau praktik yang akan diusulkan untuk dibeli, kepala sekolah harus menyesuaikan dengan daftar buku atau alat peraga atau praktik yang telah disahkan penggunaannya oleh Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional. Adapun perencanaan atas kebutuhan barang yang tak dapat dipenuhi melalui sumber biaya subsidi atau bantuan, kepala sekolah yang bersangkutan menyusun suatu daftar kebutuhan barang, yang disampaikan kepada Kepala Dinas Pendidikan Nasional Kabupaten atau Kota.

2)      Pengadaan

Cara pengadaan barang dapat dilaksanakan melalui:

(a)    Pembelian;

(b)   Membuat sendiri;

(c)    Penerimaan hadiah atau bantuan;

(d)   Penyewaan;

(e)    Pinjaman sesuai perjanjian; dan

(f)    Guna susun, yaitu suatu usaha pengadaan barang dengan cara memanfaatkan beberapa barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna atau bermanfaat.

Pengadaan barang dapat dibuat oleh kepala sekolah dengansumber dana dari subsidi atau Bantuan Pembiayaan Pendidikan dan Masyarakat atau oleh Kepala Dinas Pendidikan Nasional tingkat Provinsi dengan sumber dana dari APBD Pemerintah Daerah Provinsi.

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya pengadaan tanah dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, menukar, dan sebagainya. Dalam hal pengadaan gedung atau bangunan dapat dilakukan dengan cara membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah, dan menukar bangunan. Untuk pengadaan perlengkapan atau perabot sekolah dapat dilakukan dengan cara membeli.

Pada setiap sekolah hendaknya ada petugas khusus yang melaksanakan tugas berkaitan dengan urusan perlengkapan. Kegiatannya meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang dari tempat penyimpanan barang atau gudang. Supaya pelaksanaan penyimpanan barang atau sarana prasarana pendidikan terjamin, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

(a)    Syarat-syarat pergudangan yang berlaku;

(b)   Sifat barang yang disimpan;

(c)    Alat-alat atau sarana lain yang diperlukan untuk penyimpanan;

(d)   Jangka waktu penyimpanan;

(e)    Dana atau biaya untuk penyimpanan;

(f)    Prosedur kerja penyimpanan yang jelas dan disesuaikan dengan sifat barang yang disimpan.

3)      Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan atau gudang penyimpanan barang. Kegiatannya sebagai berikut:

(a)    Menerima, mencatat, menyimpan, mengatur, merawat, dan menjaga secara tertib, rapi, dan aman;

(b)   Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penyaluran atas semua barang yang ada di dalam ruang penyimpanan atau gudang;

(c)    Melakukan pengontrolan dan perhitungan barang-barang secara berkala ataupun insidental terhadap barang persediaan yang ada agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;

(d)   Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

4)      Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan melakukan pengurusan dan pengaturan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk dipakai secara berdaya guna dan berhasil guna. Pemeliharaan adalah suatu kegiatan dengan pengadaan biaya yang termasuk ke dalam keseluruhan anggaran persekolahan dan diperuntukkan bagi kelangsungan building, equipment, dan furniture termasuk penyediaan biaya bagi kepentingan perbaikan, pemugaran, atau penggantian.

Afifuddin dkk. 2004. Administrasi Pendidikan. Bandung: CV. Insan Mandiri