Kegiatan Administrasi Sarana Prasarana

Afifuddin dkk. 2004. Administrasi Pendidikan. Bandung: CV. Insan Mandiri

D. Administrasi Perlengkapan atau Sarana Prasarana Pendidikan

1. pengertian Administrasi Sarana Prasarana Pendidikan

Diantara aspek yang perlu mendapat perhatian administrator pendidikan yaitu sarana prasarana pendidikan. Sarana pendidikan pada umumnya mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan, seperti: gedung/ruangan kelas, alat-alat/media pendidikan, meja, kursi, dan sebagainya. Adapun yang dimaksud dengan prasarana pendidikan adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan, seperti: halaman, kebun/taman sekolah, dan jalan menuju sekolah, dan lain-lain.

Ruang lingkup perlengkapan sekolah yang harus dikelola meliputi:

1)      Barang tidak bergerak, misalnya: tanah dan bangunan;

2)      Barang yang bergerak baik yang habis dipakai, misalnya: perabotan, alat kantor, buku-buku, dan alat peraga pendidikan. Pengelolaan administrasi perlengkapan menjadi tanggung jawab urusan administrasi (TU), atas wewenang yang diberikan oleh kepala sekolah.

       Administrasi sarana prasarana pendidikan dalam istilah asing terkenal dengan istilah “school plant administration” yang mencakup site ‘lahan’, building ‘bangunan’, equipment and furniture ‘perlengkapan dan perabot sekolah’.

Administrasi sarana prasarana dapat diartikan kegiatan menata, mulai dari merencanakan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pendayagunaan, pemeliharaan, penginventarisan dan penghapusan, serta penataan lahan, bangunan, perlengkapan, dan perabot sekolah, secara tepat guna dan tepat sasaran. Lahan atau site yang dimaksud yaitu letak atau lahan gedung atau bangunan sekolah atau lembaga pendidikan.

2. Kegiatan Administrasi Sarana Prasarana Pendidikan

Sarana prasarana pendidikan, khususnya lahan, bangunan dan perlengkapan sekolah, seyogyanya menggambarkan program pendidikan atau kurikulum sekolah. Karena bangunan dan perlengkapan sekolah tersebut diadakan dengan berlandaskan kurikulum atau program pendidikan yang berlaku, sehingga dengan adanya kesesuaian ini memungkinkan fasilitas yang ada benar-benar menunjang jalannya proses pendidikan.

Kepala sekolah bertanggung jawab atas pengelolaan atau pengadministrasian perlengkapan atau barang yang menjadi milik sekolah. Dengan kata lain kepala sekolah dituntut untuk dapat melaksanakan pencatatan barang secara rapi dan teratur dalam kapasitasnya sebagai admiistrator pendidikan.

Menurut Rustana Adiwinata (1992) kegiatan administrasi sarana prasarana pendidikan meliputi:

(a)    Perencanaan pengadaan, penyimpanan, dan pemeliharaan;

(b)   Inventarisasi;

(c)    Penghapusan; dan

(d)   Pengawasan dan pengendalian

a.      Perencanaan Pengadaan, Penyimpanan, dan Pemeliharaan

1)      Perencanaan kebutuhan barang atau sarana prasarana pendidikan

Perencanaan kebutuhan barang atau sarana prasarana pendidikan merupakan pekerjaan yang kompleks, karena terintegrasi dengan rencana pembangunan baik secara nasional, regional, maupun lokal. Perencanaan ini merupakan sistem perencanaan terpadu dengan perencanaan pembangunan tersebut. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan tergantung pada jenis program pendidikan dan tujuan-tujuan yang ditetapkan.

Program pendidikan yang berorientasi pada pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, akan berbeda dengan program pendidikan yang berorientasi pada pemerataan kesempatan belajar, dalam hal sarana prasarananya. Karena itu dalam perencanaan kebutuhan tersebut perlu dikaji sistem internal pendidikan dan aspek-aspek eksternalnya seperti masalah demografi, ekonomi, dan kebijakan-kebijakan yang ada. Kegagalan dalam tahap perencanaan ini akan menimbulkan pemborosan. Prinsip-prinsip umum dalam perencanaan seperti komprehensif, obyektif, fleksibel, dan interdisiplin perlu diperhatikan oleh para perencana sarana prasarana pendidikan.

Perencanaan dan penentuan kebutuhan barang di sekolah, didasarkan pada hal-hal:

(a)    Pengisian kebutuhan barang sesuai dengan perkembangan sekolah;

(b)   Adanya barang-barang yang rusak, dihapuskan, hilang, atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan pengertian;

(c)    Adanya penyediaan yang didasarkan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru/pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan barang;

(d)   Untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun anggaran mendatang;

Kepala sekolah sebagai perencana kebutuhan barang sekolah. Artinya kepala sekolah merencanakan kebutuhan barang untuk satu tahun anggaran berdasarkan dana yang tersedia dari subsidi atau bantuan pembiayaan penyelenggaraan sekolah yang akan diterima pada tahun anggaran yang akan datang. Untuk tingkat sekolah dasar, dalam memilih judul buku dan alat peraga atau praktik yang akan diusulkan untuk dibeli, kepala sekolah harus menyesuaikan dengan daftar buku atau alat peraga atau praktik yang telah disahkan penggunaannya oleh Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional. Adapun perencanaan atas kebutuhan barang yang tak dapat dipenuhi melalui sumber biaya subsidi atau bantuan, kepala sekolah yang bersangkutan menyusun suatu daftar kebutuhan barang, yang disampaikan kepada Kepala Dinas Pendidikan Nasional Kabupaten atau Kota.

2)      Pengadaan

Cara pengadaan barang dapat dilaksanakan melalui:

(a)    Pembelian;

(b)   Membuat sendiri;

(c)    Penerimaan hadiah atau bantuan;

(d)   Penyewaan;

(e)    Pinjaman sesuai perjanjian; dan

(f)    Guna susun, yaitu suatu usaha pengadaan barang dengan cara memanfaatkan beberapa barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna atau bermanfaat.

Pengadaan barang dapat dibuat oleh kepala sekolah dengansumber dana dari subsidi atau Bantuan Pembiayaan Pendidikan dan Masyarakat atau oleh Kepala Dinas Pendidikan Nasional tingkat Provinsi dengan sumber dana dari APBD Pemerintah Daerah Provinsi.

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya pengadaan tanah dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, menukar, dan sebagainya. Dalam hal pengadaan gedung atau bangunan dapat dilakukan dengan cara membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah, dan menukar bangunan. Untuk pengadaan perlengkapan atau perabot sekolah dapat dilakukan dengan cara membeli.

Pada setiap sekolah hendaknya ada petugas khusus yang melaksanakan tugas berkaitan dengan urusan perlengkapan. Kegiatannya meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang dari tempat penyimpanan barang atau gudang. Supaya pelaksanaan penyimpanan barang atau sarana prasarana pendidikan terjamin, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

(a)    Syarat-syarat pergudangan yang berlaku;

(b)   Sifat barang yang disimpan;

(c)    Alat-alat atau sarana lain yang diperlukan untuk penyimpanan;

(d)   Jangka waktu penyimpanan;

(e)    Dana atau biaya untuk penyimpanan;

(f)    Prosedur kerja penyimpanan yang jelas dan disesuaikan dengan sifat barang yang disimpan.

3)      Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan atau gudang penyimpanan barang. Kegiatannya sebagai berikut:

(a)    Menerima, mencatat, menyimpan, mengatur, merawat, dan menjaga secara tertib, rapi, dan aman;

(b)   Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penyaluran atas semua barang yang ada di dalam ruang penyimpanan atau gudang;

(c)    Melakukan pengontrolan dan perhitungan barang-barang secara berkala ataupun insidental terhadap barang persediaan yang ada agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;

(d)   Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

4)      Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan melakukan pengurusan dan pengaturan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk dipakai secara berdaya guna dan berhasil guna. Pemeliharaan adalah suatu kegiatan dengan pengadaan biaya yang termasuk ke dalam keseluruhan anggaran persekolahan dan diperuntukkan bagi kelangsungan building, equipment, dan furniture termasuk penyediaan biaya bagi kepentingan perbaikan, pemugaran, atau penggantian.

Afifuddin dkk. 2004. Administrasi Pendidikan. Bandung: CV. Insan Mandiri

Administrasi Sarana Prasarana

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Sarana adalah alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan, misalnya: ruang buku, perpustakaan, laboratorium, dan sebagainya.

Menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan no. 079/1975, Sarana Pendidikan terdiri atas tiga kelompok besar, yaitu:

 Bangunan dan perabot sekolah.

 Alat pelajaran yang terdiri atas pembukuan dan alat-alat peraga dan laboratorium.

 Media pendidikan yang dapat dikelompokkan menjadi audio visual yang menggunakan alat terampil.

Sedangkan, secara etimologis (arti kata), prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan. Dalam pendidikan misalnya lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga dan sebagainya.

Adapun yang bertanggung jawab tentang sarana dan prasarana pendidikan adalah para pengelola administrasi pendidikan. Secara mikro (sempit), maka kepala sekolah yang bertanggung jawab masalah ini.

a. Hubungan antara Peralatan dan Pengajaran dengan Program Pengajaran

Jenis peralatan yang disediakan di sekolah dan cara-cara pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap program belajar mengajar. Persediaan yang tidak memadai akan menghambat proses belajar mengajar. Demikian pula administrasi yang buruk akan mengurangi manfaat perlengkapan tersebut, sekalipun kondisi perlengkapan pengajaran itu sangat baik

Tidak berarti dalam hal ini berkaitan dengan masalah dan kebutuhan belajar serta kegunaan hasil belajar karena penyediaan sarana pendidikan di sekolah harus disesuaikan dengan kebutuhan anak didik serta kegunaan hasilnya di masa-masa mendatang.

b. Tanggung Jawab Kepala Sekolah dan Kaitannya dengan Pengurusan dan Prosedur

Salahsatu tugas utama kepala sekolah dalam administrasi sarana pengajaran ialah bersama-sama dengan taraf menyusun daftar kebutuhan peralatan yang dibutuhkan dan mempersiapkan perkiraan tahunan untuk penyediaannya. Kemudian menyimpan dan memelihara serta mendistribusikannya kepada guru-guru yang bersangkutan, dan menginventarisasi alat-alat/sarana tersebut pada akhir tahun pelajaran.

a. Mempersiapkan Perkiraan Tahunan

Biasanya kepala sekolah membuat daftar alat yang diperlukan di sekolahnya sesuai dengan daftar alat yang standarisasi. Sedangkan untuk alat-alat yang belum distandarisasi, kepala sekolah bersama-sama dengan stafnya menyusun daftar kebutuhan peralatan yang dibutuhkan.

b. Menyimpan dan Mendistribusikan

Ada beberapa prinsip administrasi penyimpanan peralatan dan perlengkapan pengajaran sekolah diantaranya adalah:

1. Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat-tempat yang bebas dari faktor-faktor perusak, seperti panas, lembab, lapuk, dan serangga.

2. Mudah dikerjakan, baik untuk menyimpan maupun yang keluar alat.

3. Mudah didapat bila sewaktu-waktu diperlukan.

4. Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu dipergunakan.

5. Harus diadakan inventarisasi secara berkala.

6. Tanggung jawab untuk pelaksanaan yang tepat dari tiap-tiap penyimpanan harus dirumuskan secara terperinci dan dipahami dengan jelas oleh semua pihak yang berkepentingan.

Pendistribusian peralatan dan perlengkapan pengajaran ini harus berada dalam tanggung jawab salah seorang anggota staf yang ditunjuk. Karena pelaksanaan tanggung jawab ini hanya bersifat ketatausahaan maka kurang tepat jika kepala sekolah atau guru sendiri yang melaksanakannya.

 Yang paling tepat adalah pegawai tata usaha. Kebijaksanaan pendistribusian ini hendaklah ditekankan pada prinsip efisiensi, dan fleksibilitas, maksudnya bila diperlukan sewaktu-waktu segera dapat disediakan.

b.

c. Beberapa Pedoman Administrasi Peralatan

Dalam pelaksanaan administrasi peralatan, para ahli menyarankan beberapa pedoman diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Hendaknya kepala sekolah tidak melibatkan dirinya secara langsung dengan urusan pelaksanaan administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran.

b. Melakukan sistem pencatatan yang tepat sehingga mudah dikerjakan.

c. Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus memperlancar pelaksanaan program pengajaran.

d. Kondisi-kondisi di atas terpenuhi jika administrasi yang mengikutsertakan semua guru dalam perencanaan seleksi, distribusi, dan penggunaan serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran yang mendorong mereka untuk memikirkan proses yang paling tepat.

e.

d. Administrasi Gedung dan Perlengkapan Sekolah

Sebagian besar kepala sekolah tidak mempunyai kesempatan untuk ikut serta dalam perencanaan bangunan sekolah. Padahal sebagai administrator yang bertanggung jawab akan sekolahnya, kepala sekolah mempunyai peranan tersendiri dalam panitia perencanaan bangunan sekolah dan perlengkapannya.

Dalam menghadapi tugas itu disarankan menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

a. Mengutamakan masalah dasar pengajaran dan perencanaan fasilitas bangunannya.

b. Membentuk panitia untuk mempelajari kebutuhan khusus yang bertalian dengan bangunan dan perlengkapannya.

c. Mengatur kunjungan sekolah-sekolah yang dipergunakan sebagai model atau contoh.

d. Mempelajari gambar-gambar contoh bangunan sekolah dan perlengkapannya baik yang diproyeksikan maupun gambar biasa.

Langkah-langkah di atas bukan satu-satunya cara yang dapat ditempuh kepala sekolah dalam merencanakan bangunan sekolah beserta perlengkapannya. Masih ada cara lain yang bisa ditempuh untuk memperoleh informasi mengenai hal-hal penting bertalian dengan perencanaan bangunan sekolah, misalnya melalui loka karya, konferensi, dan mengikuti penataran khusus mengenai masalah bangunan sekolah dan perlengkapannya.

Partisipasi kepala sekolah yang memiliki pengetahuan tentang hal tersebut akan sangat berguna dalam perencanaan pembangunan sekolah.

Beberapa aspek yang bertalian dengan perencanaan dan pemeliharaan bangunan sekolah dan perlengkapannya adalah sebagai berikut:

1. Perluasan Bangunan yang ada

Bangunan sekolah yang sudah ada seringkali memerlukan tambahan-tambahan bangunan dan perlengkapannya. Dalam masa kerjanya, kepala sekolah harus mengadakan perbaikan gedung sekolah apabila tuntutan-tuntutan untuk perkembangan pendidikan semakin mendesak, baik yang beralian dengan kualitas maupun kuantitas.

2. Rehabilitasi

Setelah melakukan survey terhadap bangunan dan perlengkapan yang sudah ada dan mencatat terperinci perbaikan-perbaikan yang diperlukan, kepala sekolah dengan stafnya dapat mengusulkan perbaikan-perbaikan untuk kepentingan efektifitas pelaksanaan program sekolah.

3. Meningkatkan Mutu Keindahan Ruang Belajar

Walaupun ada kecenderungan untuk mengecat ruang belajar dengan warna kesukaan, dan pilihan individu guru-guru, ada beberapa prinsip yang dianjurkan para ahli seni, dan dekorasi, sehubungan dengan reaksi-reaksi 

Psikologi terhadap warna-warna tertentu, misalnya warna merah dan oranye adalah warna yang hangat dan memberikan tenaga. Sedangkan warna hijau memberikan pengaruh mendinginkan dan sejuk.

4. Memilih Perabot dan Perlengkapan

Kepala sekolah hendaknya tidak hanya memiliki pengetahuan yang memadai mengenai bangunan sekolah, melainkan juga memiliki pengetahuannya tentang perabot dan perlengkapan. Salahsatu faktor penting yang dijadikan bahan pertimbangan dalam memilih perabot dan perlengkapan ruangan kelas adalah pengajaran.

5. Tanggung Jawab Kerapihan Sekolah

Kepala sekolah dan guru hendaknya menyadari bahwa murid-murid banyak belajar dari lingkungan sekolah. Karena itu hendaknya kepala sekolah harus senantiasa mengawasi ruangan belajar dan bagian-bagian sekolah lainnya agar selalu rapi, bersih dan teratur.

6. Memperhatikan  Kondisi Sanitasi

Ditinjau dari segi kesehatan murid-murid dan seluruh anggota staf di sekolah, masalah sanitasi harus mendapat perhatian pertama. Salahsatu kegiatan utama program kesehatan sekolah ialah menciptakan lingkungan kehidupan sekolah yang sehat.

7. Perlunya Pemeriksaan

Tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pemeriksaan terhadap kondisi ruangan sekolah dan perlengkapannya, termasuk halaman harus dilaksanakan secara terus menerus dan teratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut, ia mengadakan pertemuan-pertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah untuk membahas masalah yang harus diatasi.

8. Peyimpanan Alat-alat yang Tepat

Dari segi pendidikan, soal penyimpanan alat-alat kurang mendapat perhatian, baik dalam literatur tentang konstruksi bangunan sekolah maupun dalam rencana struktur bangunannya.

9. Mengatur dan Memelihara Ruang Belajar

Sebagian besar waktu murid dan guru selama bersekolah mempergunakan ruang belajar. Dari kenyataan ini timbul tuntutan agar kepala sekolah memberikan perhatian cukup terhadap kondisi ruang belajar.

10. Pemeliharaan Halaman dan Tempat Bermain

Kegiatan rekreasi di sekolah, mempunyai peranan penting dalam program pengajaran. Menyediakan tempat dan fasilitas saja untuk keperluan ini belum memadai. Tempat bermain harus selalu dijaga, dan dipelihara agar terbebas dari hal-hal yang mungkin menimbulkan bahaya atau memberikan pengaruh buruk terhadap perkembangan kesehatan murid-murid dan penghuni sekolah lainnya. Untuk itu kepala sekolah harus bekerja sama dengan guru, murid, penjaga kebersihan sekolah, dan penjaga keamanan kelas.